Généralités

Les informations qui suivent concernent la protection de vos données personnelles. Pour en faciliter la compréhension, elles ont été structurées sous forme de réponses aux questions essentielles concernant le traitement de vos données à caractère personnel.

Cette déclaration a pour objectif de vous présenter la manière dont le Collège des cours et tribunaux ainsi que les comités de direction des juridictions qu’il représente traitent vos données à caractère personnel. Cela peut avoir lieu à diverses occasions : par exemple, lorsque vous visitez notre site internet, lorsque vous interagissez avec le personnel des cours et tribunaux ou afin d’assurer la gestion de votre dossier judiciaire.

Sachez que, en fonction des circonstances, le Règlement général sur la protection des données 2016/679 (RGPD) du 27 avril 2016, la Directive 2016/680 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 et la loi relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel du 30 juillet 2018 peuvent notamment s’appliquer au traitement de vos données.

Nous attirons votre attention sur le fait que nous ne sommes pas les gestionnaires du Registre national et du Casier judiciaire.

Qui sommes-nous ?

Dans cette déclaration, les termes « nous », « notre », « nos », « juridictions », « cours et tribunaux » ou « Collège » se réfèrent au Collège des cours et tribunaux et aux juridictions qu’il représente.

Le Collège des cours et tribunaux et son service d’appui aident les cours et tribunaux notamment en agissant comme porte-parole du management des cours et tribunaux à l’égard des acteurs externes ou en apportant son soutien à la gestion des cours et tribunaux.

Dès lors, les informations qui suivent concernent les traitements effectués d’une part, par le Collège des cours et tribunaux et, d’autre part, par les juridictions représentées par le Collège. Ces dernières sont les justices de paix, tribunaux de police, tribunaux de première instance, tribunaux du travail, tribunaux de l’entreprise, cours du travail, et cours d’appel.

Comment nous contacter ?

Pour toute demande concernant la protection de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter en accompagnant votre demande d’une copie de votre titre d’identité comportant votre signature.

Vous pouvez nous adresser vos questions par voie électronique à l’adresse suivante :

cct-chr.privacy@just.fgov.be

Vous pouvez nous également adresser vos questions par voie postale à l’adresse suivante :

Service d’appui du Collège des cours et tribunaux
Protection des données personnelles
Bâtiment Thémis, 9ième étage - Boulevard de Waterloo 70 à 1000 Bruxelles

Toute demande fondée sera traitée dans les 30 jours calendrier. Si cette demande est complexe ou que nos services font face à un grand nombre de demandes, ce délai pourra être prolongé de 60 jours.

DPO

DPO : Privanot
Tél. : 02 500 14 15
Mail : info@privanot.be

Quels types de données traitons-nous ?

Dans le cadre de nos missions, nous sommes amenés à collecter et à traiter des “données non personnelles“ (telles que des “données anonymisées“), des “données à caractère personnel“ et des “catégories particulières de données à caractère personnel”.

Données à caractère personnel et personne concernée

  • “données à caractère personnel” aussi dénommées “données personnelles“ : il s’agit de toute information concernant une personne identifiée ou identifiable. Exemples : le nom de famille d’une personne, son métier, son niveau d’éducation, son adresse mail, son adresse IP, ses cookies, etc.
  • Les réglementations en matière de protection des données parlent de “personne concernée“ : c’est la personne à laquelle se rapportent les données qui font l’objet du traitement – que cette personne soit identifiée ou identifiable.
  • “personne identifiée“ : personne dont l’identité est connue. “Identité“ : ensemble des traits ou caractéristiques qui, au regard de l'état civil, permettent de reconnaître une personne et d'établir son individualité au regard de la loi.
  • “personne identifiable“ : est réputée être une “personne physique identifiable“ une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
  • “données personnelles sensibles”, désormais appelées “catégories particulières de données à caractère personnel”: données qui révèlent l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne (ainsi que les données génétiques, des données biométriques aux fins d'identifier une personne physique de manière unique).
  • “données anonymisées“ : données personnelles auxquelles un procédé empêchant l’identification a été appliqué. Les données anonymisées ne sont pas concernées par les réglementations relatives à la protection des données personnelles. L'anonymisation a donc pour but de protéger les citoyens et leurs données, même si elle diminue parfois la valeur des données du point de vue statistique, de leur pertinence ou de leur utilité pour la recherche.  Exemple : une décision de justice dans laquelle les identifiants des justiciables (noms, sexe, âge, numéro de téléphone, etc.) ainsi que les dates, les lieux et autres ont été enlevés. La transformation des données personnelles en données statistiques agrégées (par le tri et le regroupement de certaines variables) assure l’anonymisation et revêt une certaine utilité quant à la recherche ou la gestion. Exemple : on pourra dire que, durant le mois de juin, dans une juridiction lambda, le nombre de décisions judiciaires prononcées est supérieur de 200% à celui du mois de juillet.
  • “données pseudonymisées“ : données personnelles ayant été traitées de telle façon que celles-ci ne puissent plus être attribuées à une personne concernée précise sans avoir recours à des informations supplémentaires. Exemple : une décision de justice dans laquelle les noms des personnes ont été supprimés ou modifiés.

En quoi consiste le traitement de données personnelles ?

Le “traitement” de données personnelles comprend toutes sortes d’opérations telles que la collecte, la conservation, la modification, la structure, l’enregistrement, la consultation, l’extraction, l’utilisation, l’effacement, la transmission, etc.

En vertu de nos différentes missions, nous sommes donc amenés à effectuer différents traitements de vos données personnelles. Voici quelques exemples :

  • L’encodage de vos nom et prénom dans notre système informatique lors de la création de votre dossier judiciaire lorsque vous introduisez une procédure dans une juridiction ou lorsque quelqu’un introduit une procédure vous concernant également
  • La collecte et le stockage de votre adresse IP lors de votre visite sur ce site internet (afin de vous informer quant à nos missions)
  • La consultation de votre adresse postale au Registre national (afin de vous notifier une décision judiciaire vous concernant)
  • L’utilisation de votre adresse email (afin de répondre à une question que vous nous avez envoyée via notre formulaire de contact)
  • La collecte et le stockage d’images de vidéosurveillance des accès à nos locaux
  • Des opérations administratives telles que l’entretien d’une documentation  au sujet de nos fournisseurs (avec noms, adresses et types de services)
  • L’enregistrement des données que vous nous communiquez dans le cadre de candidatures spontanées ou de réponses à des offres d’emploi

Nous sommes donc amenés à traiter vos données personnelles notamment :

  • Lorsque vous nous rendez visite en nos locaux
  • Lorsque vous nous contactez par téléphone, voie postale, email ou autres moyens électroniques
  • Lorsque vous utilisez ou interagissez avec nos services internet
  • Lorsque vous communiquez directement des informations à notre personnel
  • Lorsque le traitement de vos données personnelles est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice (que vous soyez l’instigateur d’une procédure ou non)

Pour quelles finalités traitons-nous vos données personnelles ?

De manière générale, vos données personnelles sont traitées afin de :

  • Vous informer (ou vous répondre dans votre langue)
  • Répondre à vos questions
  • Exécuter nos missions d’intérêt public
  • Respecter une obligation légale ou contractuelle
  • Améliorer notre gestion et nos services (traitement de données dans le cadre des relations de travail ou à des fins statistiques)

Sur quelles bases se fondent ces traitements ?

Conformément à l’article 5 du RGPD, vos données sont traitées conformément aux principes suivants :

  • Vos données sont traitées de manière légale, loyale et transparente
  • Nous veillons à ne collecter que des données strictement nécessaires au regard des finalités (explicites et légitimes) des traitements mis en œuvre
  • Le temps de conservation n’excède pas ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles vos données ont été traitées
  • Les données personnelles collectées sont exactes et, à défaut, toutes les mesures nécessaires sont prises afin que les données inexactes puissent être effacées ou rectifiées
  • Vos données sont traitées de façon à leur garantir une sécurité appropriée

Conformément à l’article 6 du RGPD, en règle générale, les traitements sont opérés car ils sont nécessaires soit :

  • à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement
  • à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice (ou quand les cours et tribunaux agissent dans le cadre de leur fonction juridictionnelle)
  • au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis
  • aux fins de l'exécution des obligations et de l'exercice des droits propres au responsable du traitement ou à la personne concernée en matière de droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale
  • à des fins archivistiques dans l'intérêt public ou à des fins statistiques

Quelle est la durée de conservation de vos données personnelles ?

La durée de conservation de vos données personnelles varie en fonction du type de données mais aussi de la finalité à l’égard de laquelle vos données personnelles sont collectées.

Nous nous ne conservons pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire.

Si vous estimez que nous détenons des données personnelles vous concernant qui ne sont plus pertinentes (par exemple, dans le cas d’une candidature à l’emploi n’ayant pas abouti), vous pouvez nous contacter afin de demander la suppression de ces données.

Voici quelques exemples de durées de conservation en fonction du type de données personnelles et de la finalité des traitements :

  • adresses IP : 12 mois
  • cookies : 13 mois
  • échanges d’emails via notre formulaire de contact électronique : 24 mois
  • décisions et dossiers judiciaires : 10 à 30 ans (selon les conditions fixées par circulaire ministérielle)

Qu’en est-il de la responsabilité du traitement de vos données personnelles ?

Le “responsable du traitement“ est la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.

Toute demande spécifique relative à un ou plusieurs traitements peut être adressée au Collège des cours et tribunaux, et si cette demande relève de la compétence d’une autre administration (comme le SPF Justice par exemple) vous en serez averti et nous vous communiquerons les coordonnées de l’administration à laquelle vous pouvez vous adresser.

Quelles sont les mesures de sécurité déployées pour protéger vos données personnelles ?

Nous nous efforçons d’adopter les mesures de sécurité appropriées aux données personnelles que nous traitons afin de les protéger notamment contre la destruction, la perte, l’altération, l’accès, la divulgation ou l’utilisation illicites. Les fournisseurs de service que nous choisissons comme sous-traitants ont été sélectionnés soigneusement et il leur a été imposé d’adopter les mesures nécessaires afin de garantir la sécurité appropriée de vos données personnelles qui sont traitées par nos soins.

Les protections déployées sont très variées. Il s’agit par exemple de logiciels et matériels de type pare-feu permettant d’assurer la sécurité de notre réseau informatique, en définissant quels sont les types de communications autorisés. Ces mesures ne sont pas détaillées pour des raisons de sécurité. Les processus d’accès à l’information au niveau de notre personnel qui traite vos données personnelles sont également strictement définis. Par ailleurs, nous avons mis en place des procédures à suivre en cas de violations de données (accidentelles ou intentionnelles) ; et, le cas échéant, l’autorité pertinente ou vous-même serez avertis de la situation. Enfin, notre personnel a été sensibilisé aux enjeux principaux de la protection des données et a reçu des consignes et un code de bonnes pratiques à respecter.

Utilisation des cookies

“cookie“ : il s’agit d’un petit fichier placé sur votre appareil par le site que vous visitez afin de permettre aux développeurs de ce site de conserver des données utilisateur pour faciliter votre navigation et offrir certaines fonctionnalités. Les cookies sont de simples fichiers texte et ne sont pas exécutables ; ils ne sont donc pas des logiciels espions. Il en existe diverses catégories qui permettent notamment la gestion des sessions de navigation, la personnalisation de la manière dont on communique l’information et le pistage.

Notre site utilise uniquement des cookies qui ne requièrent aucun consentement de l'internaute. Ces informations ne sont pas liées à votre personne et ne seront jamais utilisées pour établir un profil citoyen.

Voici un aperçu des cookies que nous utilisons ainsi que de leur fonction :

  • Cookies statistiques (de Google Analytics) pour sauvegarder les statistiques relatives au site : _ga, _gid, _gat. Ces données sont traitées uniquement pour connaître le nombre d’utilisateurs des différentes sections du site et pour améliorer le contenu des services. En outre, les informations sont collectées de manière anonymisée.
  • Cookies statistiques (de Matomo) pour sauvegarder les statistiques relatives au site : _pk_id, _pk_ref, _pk_ses.

Vous pouvez désactiver ou gérer l’utilisation des cookies dans les paramètres de votre navigateur. Si vous consentez à l’utilisation des cookies sur notre site internet, sachez qu’ils peuvent donc être envoyés à des tiers dans le but de fournir les services évoqués ci-dessus.

Pour de plus amples informations à ce sujet, nous vous renvoyons à notre politique de gestion des cookies.

Transferts et communication de vos données personnelles

En dehors de certains cas et/ou circonstances exceptionnels, les audiences des cours et tribunaux se déroulent de manière publique. Il s’agit d’une obligation tirée de la Constitution belge qui vise à garantir une justice ouverte et contrôlable par le citoyen et la presse. Par conséquent, la protection des données ne peut être invoquée pour contrevenir à cette obligation des cours et tribunaux, qui dans le cadre de leur fonction juridictionnelle, exécutent une mission d’intérêt public.

Par ailleurs, nous pouvons êtes amenés à transférer vos données personnelles au sein du système judiciaire et en dehors du système judiciaire dans certains cas spécifiques définis strictement par la loi. Il s’agit par exemple des destinataires suivants :

  • Parties à une affaire judiciaire et leurs représentants légaux
  • Témoins d’une audience publique
  • Public d’une audience publique
  • Experts, linguistes et autres personnes dans la mesure où cela est nécessaire aux fins de la procédure
  • Autres cours et tribunaux
  • Presse
  • Autorités publiques

Nous pouvons également être amenés à transférer vos données personnelles à des cours et tribunaux d’autres pays lorsque cela est nécessaire à l’administration/coopération de la justice ou lorsque nous sommes tenus de respecter une obligation légale. Ces transferts s’effectuent conformément au droit de l’Union européenne et au droit belge afin de garantir la protection de vos données personnelles.

Enfin, vos données personnelles peuvent être publiées dans des décisions judiciaires. Il s’agit d’une obligation tirée de la Constitution belge qui vise à garantir une justice ouverte et contrôlable par le citoyen et la presse. Par conséquent, la protection des données ne peut invoquée pour contrevenir à cette obligation des cours et tribunaux agissant dans leur fonction juridictionnelle relevant de l’intérêt public. Des mesures telles que la pseudonymisation peuvent être prises avant de communiquer vos données personnelles (notamment sous forme de décisions judiciaires) à certains destinataires lorsqu’il n’est pas nécessaire que vos données personnelles soient communiquées. Par exemple, il est possible que soit communiqué, d’une part, à une partie à la procédure une copie d’un jugement ou arrêt où vos données personnelles apparaissent et, d’autre part, à un éditeur de revue juridique une copie d’un jugement ou arrêt où vos données personnelles ont été pseudonymisées ; c’est-à-dire que vos nom et prénom ont été remplacés par des initiales et que tous les renseignements qui permettraient de vous identifier – tels que votre adresse, appartenance à une communauté spécifique, etc. – ont été altérés.

Quels sont vos droits ?

En tant que personne concernée, vous jouissez de plusieurs droits concernant le traitement de vos données personnelles. Voici une présentation synthétique de vos droits :

  • Information et Accès : vous avez le droit à la transparence concernant les traitements effectués ainsi que d’être informés de vos droits. Vous avez le droit de demander à connaître les données personnelles qu’un responsable du traitement détient à votre égard. Vous avez le droit de demander une copie de vos données personnelles détenues. Toutefois, sachez que des exceptions à ce droit peuvent exister.

Une requête d’accès peut être rejetée notamment dans le cas où nous sommes dans l’obligation légale de ne pas révéler ces informations (par exemple, lors d’une procédure pénale afin de ne pas compromettre le bon déroulement de cette procédure). Vous pouvez éventuellement être autorisé à obtenir l’accès à vos données personnelles traitées par certains cours et tribunaux dans le cadre de leur fonction juridictionnelle conformément à la procédure et aux règles de la juridiction concernée. Pour cela, il vous appartient de vous adresser à la juridiction concernée.

  • Rectification : nous nous efforçons de garder vos données personnelles complètes, à jour et adéquates. Si vous constatez une erreur vous concernant, vous pouvez nous contacter afin que nous puissions faire le nécessaire pour la rectifier.
  • Effacement : sous réserve de certaines conditions, vous pouvez demander à ce que vos données personnelles soient effacées. Toutefois, sachez que ce droit ne s’applique pas par exemple lorsque leur traitement est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice. Par exemple, si vous désirez que nous effacions vos données personnelles suite à une candidature de votre part, n’hésitez pas à nous contacter. Toutefois, sachez que nous sommes légalement obligés de conserver certaines données (comme par exemple, en règle générale, votre dossier judiciaire ou des décisions judiciaires prononcées).
  • Opposition : dans certaines circonstances, comme par exemple pour des traitements de vos données personnelles liés à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’autorité publique, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles, y compris à un profilage fondé sur cette base. Toutefois, sachez que le responsable du traitement ne pourra plus effectuer ces traitements, à moins qu'il ne démontre qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour ces traitements qui prévalent tels que la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Veuillez noter que, concernant votre dossier judiciaire ou les décisions judiciaires vous concernant, et pour les traitements de données personnelles qui s’y rapportent, selon les cas de figure, vos droits ainsi que certaines obligations relatives à la responsabilité du traitement sont limités afin de garantir l’indépendance de la Justice et le bon déroulement des procédures.

Réclamations

Si vous estimez que nous n’avons pas traité vos données personnelles conformément aux règlementations en vigueur, vous pouvez introduire une réclamation.

Lorsque nous avons traité vos données en n’agissant pas dans le cadre de notre fonction juridictionnelle (par exemple, suite à une candidature à l’emploi de votre part), l’autorité de contrôle compétente est l’Autorité de protection des données.

Lorsque nous avons traité vos données personnelles en agissant dans le cadre de notre fonction juridictionnelle (par exemple, dans le cas de la prise d’une décision judiciaire), l’Autorité de protection des données n’est pas compétente pour contrôler ces traitements. Dans ce cas, vous pouvez vous adresser directement au Collège des cours et tribunaux ou, si vous le souhaitez, vous pouvez vous adresser au Conseil Supérieur de la Justice qui réalise un contrôle du fonctionnement de l’ordre judiciaire au profit du citoyen.

L’Autorité de protection des données

Par voie électronique :

Par voie postale :

  • Autorité de protection des données
    Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles

Le Collège des cours et tribunaux

Par voie électronique :

Par voie postale :

  • Service d’appui du Collège des cours et tribunaux
    Protection des données personnelles
    Bâtiment Thémis, 9ième étage - Boulevard de Waterloo 70 à 1000 Bruxelles

Le Conseil Supérieur de la Justice

Par voie électronique :

Par voie postale :

  • Conseil Supérieur de la Justice
    Rue de la Croix de Fer, 67 à 1000 Bruxelles

Changements

Nous pouvons être amenés à effectuer des changements dans cette Déclaration de protection de vos données à caractère personnel, en particulier en raison de la mise à jour de nos mesures de sécurité.